Origen y Antecedentes
La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a laceración de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos .La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducenlas técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos.
Paralelamente a la evolución de la Administración, como ciencia, hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y sistemas, por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras.
definición
La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misión institucional. Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/ ovigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificación, agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran. Esta oficina, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tiene la responsabilidad de la selección de paquetes pre programados o de su desarrollo (junto a la Red de Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.
Naturaleza de las funciones de Organización y Sistemas.
Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas,considerando su naturaleza asesora o de línea, en consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.
Características De La Función Asesora:
* Elaborar estudio diagnóstico.
* Analizar el estudio.
* Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.
Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en práctica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.
Características de la función ejecutiva o de línea:
* Dirigir el estudio.
* Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones
PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
condiciones generales
Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:
- Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
- Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.
- Ser creativo, hábil y auto-confiable.
- Poseer facilidades para las relaciones humanas.
- Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.
tipos de organización
Organización formal
Es un sistema de tareas bien definidas, cada una de estas tiene en sí una determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.
Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.
Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval.Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas deson rígidamente establecida.
Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.
- Autoridad lineal y única: Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe ordenes de ningún otro.
- Líneas formales de comunicación: La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama. Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.
- Centralización de las decisiones: Su característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que centraliza todas las decisiones y controla la organización.
Construcción de la organización interna
Los principales objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e interacción. Esta última es la provisión de medios para que sus miembros se asocien, recíprocamente en actividades que hacen a la organización.
La organización funcional
El principio fundamental es el Staff.
Este tipo de organización se sustituyó en la organización lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino
a varios, pero cada uno en su especialidad.
Las características principales de la organización funcional son:
- Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especialización, es autoridad de conocimiento y se expande a toda la organización.
- Línea directa de comunicación: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.
- Descentralización de las decisiones: No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.
- Énfasis en la especialización: Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad
- TIPOS DE ORGANIZACIONES
Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicio (bancos, universidades, hospitales, tránsito, etc.), militares, públicas, que pueden orientarse hacia la producción de bienes o productos; éstas ejercen presión sobre la vida de los individuos y hacen parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface sus necesidades.
Organización Formal
Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.
Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial.
Propósitos:
Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales de una empresa.
Eliminar duplicidad de trabajo
Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas.
Una excelente organización permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados.
La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.
Organización Informal
Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal.
Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:
Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí.
Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa
Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente.
Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.
Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.
Organizaciones Sociales
Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.
Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo.
Pueden distinguirse dos etapas principales:
La estructuración o construcción del mismo.
Consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos.
En una empresa debe analizarse los elementos que la forman:
Recursos Humanos.
Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio.
Recursos Materiales.
Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para adoptarlas a la labor productiva.
Recursos Técnicos.
Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o éstas con aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.
Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos.
Existen dos tipos de sistemas:
Sistema Abierto:
Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.
Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados.
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