NORMAS,POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

 normas

Para el éxito de cualquier empresa o institución, es fundamental trazar normas de acción correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.

Características

Ayudan en la delegación de autoridad, fijan la acción de su cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción, clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organización.

. Clasificación

a) Normas creadas: 
Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).
b) Normas solicitadas: 
Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.
c) Normas impuestas: 
Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones. 

                                    Los procedimientos

 consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".

Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

"El procedimiento fue un éxito: logramos incautar más de treinta kilogramos de mercadería ilegal", "No conozco cuál es el procedimiento para solicitar un adelanto de sueldo", "Si sigues el procedimiento habitual, no tendrás ningún problema para cumplir con la tarea que te indiqué".

Características de los procedimientos

Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• -Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
• -Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
• Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:
• -Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
• Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
• Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

                                        Clasificación de los procedimientos

MANUAL PARA LA DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS

                                                                         La diagramación

 es un herramienta  que nos permite representar en forma gráfica los procesos de una empresa y observar las actividades en conjunto, sus relaciones y cualquier incompatibilidad, cuello de botella o fuente de posibles ineficiencias.

El análisis de procesos es el cambio más importante ocurrido en la evolución de la ciencia administrativa.    La época moderna se caracteriza por la creciente preocupación por obtener soluciones completas, que tomen en cuenta todos los ángulos de una situación.  El proceso permite observar la realidad tal cual es: integral, continua y orgánica.

ALGUNAS VENTAJAS

Ø      Capacitación de personal de nuevo ingreso en la empresa o en el puesto.

Ø      Verificación del proceso real respecto del proceso diseñado.

Ø      Detección  de  actividades  o  grupos  de  actividades  que  reducen  la  calidad  y  la productividad.

Ø      Facilitan la coordinación y la comunicación.

Ø      Facilitan el análisis de opciones de mejoramiento.

                  

ASPECTOS IMPORTANTES

Es indispensable estandarizar la elaboración de diagramas, para que todos puedan leer lo mismo e igualar las interpretaciones. Los diagramas más útiles contiene palabras y frases entendibles por cualquier persona.

El primer paso en la diagramación, es determinar los límites del proceso que se analizará. Luego se deben de establecer los productos que salen del proceso y los insumos que entran. Resulta muy importante no tratar de detallar demasiado conservando el mismo nivel de detalle en todo el diagrama; mezclar actividades detalladas con actividades resumidas, normalmente conduce a confusiones.

Un vez que se tiene un diagrama con un nivel de detalle uniforme, cada uno de tos cuadros de actividad puede ser considerado un proceso; los diagramas de dichos cuadros constituyen el siguiente nivel de detalle.  De esta forma se puede ir penetrando en el detalle hasta donde resulte conveniente.

Es obligatorio verificar los diagramas respecto de la realidad, con el propósito de corregir cualquier mala interpretación u omisión que pudieran contener.

Es indispensable que todos los diagramas tengan claramente especificados:     la fecha de elaboración o actualización, un número de versión y el nombre o nombres de quienes lo elaboraron.

Es muy difícil hacer un diagrama perfecto desde la primera vez, frecuentemente es necesario realizar algunas modificaciones conforme se logra un mayor conocimiento de las situaciones.  Es muy sano estar preparado para modificar el diagrama, basta lograr que represente de la mejor manera al proceso que estemos estudiando, es una labor de ensayo.

 SIMBOLOGÍA

En todos los diagramas utilizaremos los símbolos que a continuación se describen.

	TERMINAL:       (Círculo Elongado). Se utiliza para indicar el principio y fin de un proceso. Normalmente la palabra inicio o fin es la que se usa en el símbolo.
	DECISIÓN:       (Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa. La continuación natural del flujo debe corresponder a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que convenga.
	ACTIVIDADES: (Rectángulo).  Se  utiliza  para  describir  las actividades que componen el proceso. Hay que iniciar la descripción de las actividades, siempre con un verbo activo y hacer un esfuerzo por  resumir con  claridad,  para  aprovechar  el poco  espacio disponible. Esta descripción es un paso crítico en la diagramación y análisis de un proceso.
	DIRECCIÓN DE FLUJO: (Flecha). Se utiliza para conectar dos símbolos secuenciales e indicar la dirección del flujo del proceso.
	CONECTOR: (Círculo Pequeño con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para conectar dos símbolos que están en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica cruzar líneas o deteriorar la estética. Siempre son parejas y en ambos debe aparecer la misma letra.
	MOVIMIENTO: (Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento físico de cosas, de un lugar a otro.  Movimiento entre oficinas, correo, transporte de cualquier tipo, etc.
	TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA: (Flecha Ancha con una E). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento electrónico de información o formatos. Cubre Fax, Teléfono y Redes.
	INSPECCIÓN: (Círculo Grande). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene para realizar una evaluación. Puede representar un punto donde se requiere una firma de autorización.
	DOCUMENTACIÓN: (Rectángulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de una actividad es información en papel. Puede  tratarse  de  un  informe, una  carta  o  un  listado  de computadora.
	RETARDO: (Rectángulo Redondeado). Se utiliza par indicar que el proceso se detiene en espera de autorización o por cuestiones de logística o de trámite.
	ALMACENAJE:  (Triángulo  Invertido).  Representa  la  actividad deliberada de almacenaje, en la cual la salida del almacén requiere una orden específica.
	ANOTACIÓN (Rectángulo abierto). El extremo de la línea punteada se coloca sobre alguna parte importante del diagrama y dentro del rectángulo, se escribe alguna aclaración, advertencia, instrucción especial o cualquier comentario que se considere necesario, acerca de esa parte del diagrama. El rectángulo se debe colocar separado del proceso, de manera que no complique el dibujo.
	SALTO DE PÁGINA. (Pentágono Invertido). Se utiliza para conectar dos símbolos que están en secuencia, pero en diferente página. Siempre deben ser parejas y llevan la misma letra en su interior.

ORGANIMETRIA

1.                                                                   La Organimetría
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3.  es el conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales, Yossie (S/F). Instrumentos de la Organimetría La organimetría cuenta con dos instrumentos importantes: • El Organigrama: Representación gráfica de la estructura organizativa de una organización, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. Representa
4. . las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización • El Flujograma: Representaciones gráficas de los procesos en la que se muestran las diferentes integraciones que cada uno de los procesos tienen con otros y las unidades administrativas que involucran.

                                                     UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

 Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son: Korn (s/f) • Representan un elemento técnico, valioso para el análisis organizacional. • La división de funciones. • Los niveles jerárquicos. • Las líneas de autoridad y responsabilidad. • Los canales formales de la comunicación. • La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. • Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. • Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

1.                                                      TIPOS DE ORGANIGRAMAS
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3.  Las clasificaciones planteadas por E. Franklin (en su libro as") y De Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), con"Organización de Empressideran lo siguiente: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica. 1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: • Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. • Macroadministrativos: Involucran a más de una organización. • Mesoadministrativos: Ellos agrupan a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Este término mesoadministrativo viene a una
4. 3. convención utilizada en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado. 2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: • Informativo: Se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a todo tipo de persona. • Analítico: Este sirve para analizar determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que permite la visión global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, etc. • Formal: Representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización aprobado por escrito. • Informal: Se considera como un modelo planificado pero que no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación. 3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: • Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. Ejemplo: • Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Ejemplo: 4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: • Integrales: ellos representan gráficamente todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Cabe acotar que los generales e integrales son equivalentes. Ejemplo: • • Funcionales: En este se visualiza las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. Ejemplo: • De puestos, plazas y unidades: En este se nombra las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes con el nombre del que ocupa el puesto. 5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas: • Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del que posee mayor jerarquía, está en la parte superior, y de allí parten hacia abajo los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
5. 4. • Horizontales: Las unidades se colocan de izquierda a derecha y colocan el de mayor jerarquía en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas horizontales. • Mixtos: En este se utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se puede utilizar cuando las organizaciones tienen un gran número de unidades. • De Bloque: Este se deriva de los verticales y ellos tienen la finalidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades en los últimos niveles jerárquicos. • Circulares: En este tipo de organigrama, el de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por líneas que unen.

            SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN                                                                               EL ORGANIGRAMA 

 se presentan los diversos modelos de simbología que se pueden encontrar en las distintas Organizaciones. Rojas, Romero, entre otros: (S/F). Las líneas llenas verticales indican autoridad. Las horizontales señalan especialización y correlación. Ejemplo: Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Ejemplo: Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica (cuadrado, rectángulo o incluso círculo) indica relación de apoyo. Al igual que, las líneas llenas sin interrupciones son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. Ejemplo: Las líneas de puntos o discontinuas son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales. Ejemplo: Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma. Ejemplo: Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. Ejemplo: Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. Ejemplo Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. Watts (S/F)

1.                                CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMA 
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3. • Los organigramas deben ser claros y no tener un número excesivo de cuadros y puestos. • No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es iniciarlos con el Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. • Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. • Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos: • Títulos de descripción condensada de las actividades. • Nombre del funcionario que formuló las cartas. • Fecha de formulación. • Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) • Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales). Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la institución seguido del nombre del Departamento y el titulo del organigrama; así como el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración. Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar: • Los datos que deben recogerse, • Las fuentes de información, • Los métodos de recogerlos.
4. 6. • Lo primero que debe determinarse es el tipo de organigrama que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste. Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información: Información sobre unidades A. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control. B. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel. C. Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto. Información sobre relaciones Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa. Información sobre funciones o labores Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama. ¿Organización futura o actual? La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones: Planeación de una organización nueva. Representación de una organización existente. Planeación de la organización En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados. Fuentes de información En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser: A. Los archivos de la institución. B. Los empleados y funcionarios.
5. 7. C. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo. Métodos de recolección de datos 1. Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). 2. Cuestionarios escritos. 3. Entrevistas con jefes y empleados. 4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora). Registro de datos Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso. Análisis de datos La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama. CONCLUSIÓN Visto y analizado los puntos tratados, se deduce que la Organimetría es el conjunto de técnicas que representan a un sistema organizacional en sus relaciones y procesos formales, que la misma cuenta con dos instrumentos importantes como lo son: el Organigrama y el Flujograma. El organigrama que es el punto tratado, son gráficos en los que se representan los departamentos y las relaciones que existen entre ellos, y que a través de los mismo se pueden visualizar fácilmente como están organizados por departamentos, las relaciones que guardan entre sí, cargos y jerarquía dentro de la organización en algunos casos se pueden nombrar los nombres de las personas que los dirigen. A través del desarrollo de este informe también se conocieron los Tipos de Organigramas: Por su naturaleza, por su finalidad, por su ámbito, por su contenido y por su presentación o disposición gráfica; la simbología de mayor uso como lo son: Las líneas llenas verticales indican autoridad, las horizontales señalan especialización y correlación, las líneas de puntos o discontinuas indican relación de coordinación y relaciones funcionales, las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura, finalmente y como punto muy importante, se trataron los criterios para la elaboración de organigrama los cuales consisten en tener Información sobre unidades, funciones o labores, si es una organización futura o actual, la Planeación de la organización, las fuentes de información, los Métodos de recolección de datos, el Registro y Análisis de los mismos. Finalmente, no se puede hacer un organigrama si no se ha dividido el trabajo, de partamentalizado, jerarquizado y coordinado entre los órganos .

ORGANIZACION Y SISTEMAS

                                       

                                                                 Origen y Antecedentes

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a laceración de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos .La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducenlas técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos.

Paralelamente a la evolución de la Administración, como ciencia, hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y sistemas, por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras.

                                                               definición

La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misión institucional. Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/ ovigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificación, agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran. Esta oficina, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tiene la responsabilidad de la selección de paquetes pre programados o de su desarrollo (junto a la Red de Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.

                   Naturaleza de las funciones de Organización y Sistemas.

Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas,considerando su naturaleza asesora o de línea, en consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.

                 Características De La Función Asesora: 

* Elaborar estudio diagnóstico.

* Analizar el estudio.

* Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.

Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en práctica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.

Características de la función ejecutiva o de línea:

* Dirigir el estudio.

* Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones

                     PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

                                           condiciones generales

Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

• Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
• Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.
•  Ser creativo, hábil y auto-confiable.
• Poseer facilidades para las relaciones humanas.
• Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

                                         tipos de organización                

                                                            Organización formal

Es un sistema de tareas bien definidas, cada una de estas tiene en sí una determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.

Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.

                                       Organización Lineal

Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval.Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas deson rígidamente establecida.

Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.

• Autoridad lineal y única: Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe ordenes de ningún otro.
• Líneas formales de comunicación: La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama. Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.
• Centralización de las decisiones: Su característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que centraliza todas las decisiones y controla la organización.

                                                  Construcción de la organización interna

Los principales objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e interacción. Esta última es la provisión de medios para que sus miembros se asocien, recíprocamente en actividades que hacen a la organización.

                                                          La organización funcional

El principio fundamental es el Staff.

Este tipo de organización se sustituyó en la organización lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino

a varios, pero cada uno en su especialidad.

               Las características principales de la organización funcional son:

1. Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especialización, es autoridad de conocimiento y se expande a toda la organización.
2. Línea directa de comunicación: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.
3. Descentralización de las decisiones: No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.
4. Énfasis en la especialización: Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad                                          
5.                         TIPOS DE ORGANIZACIONES

Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicio (bancos, universidades, hospitales, tránsito, etc.), militares, públicas, que pueden orientarse hacia la producción de bienes o productos; éstas ejercen presión sobre la vida de los individuos y hacen parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface sus necesidades.

                                                       Organización Formal

Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.

Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial.

                                                             Propósitos:

Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales de una empresa.

Eliminar duplicidad de trabajo

Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas.

Una excelente organización permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados.

La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.

                                                     Organización Informal

Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal.

Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:

Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí.

Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa

Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente.

Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.

Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

                                               Organizaciones Sociales

Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.

Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo.

Pueden distinguirse dos etapas principales:

La estructuración o construcción del mismo.

Consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos.

En una empresa debe analizarse los elementos que la forman:

                                                     Recursos Humanos.

Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio.

Recursos Materiales.

Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para adoptarlas a la labor productiva.

Recursos Técnicos.

Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o éstas con aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.

Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos.

Existen dos tipos de sistemas:

                                                         Sistema Abierto:

Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.

Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados.